プライバシーポリシー

概要

Home & Heart Clearanceは、ニュージーランド・オークランド地域で不動産整理・遺品整理サービスを専門に手がける事業であり、Navigate Japan Limited（NZBN 9429052367342）のもとで運営されています。本ポリシーは、Home & Heart Property MaintenanceおよびResale Consignment（委託販売）サービスにも同じ取引主体のもとで適用されます。本プライバシーポリシーは、当社が収集する個人情報の内容、収集する理由、その利用・保護方法、および2020年プライバシー法（ニュージーランド）のもとでのお客様の権利について説明するものです。

本ポリシーは、お問い合わせフォームの送信やサービスのご利用前に、当社のプライバシーに関する取り組みをご理解いただくためのものです。当社は、これらの取り組みを、あらゆるご遺品整理作業に取り組む姿勢と同様、明確、適切、そして敬意あるものとなるよう設計しています。

私たちについて

法人名

Navigate Japan Limited

取引名

Home & Heart Clearance

NZBN

9429052367342

登録住所

Suite 1013, Unit A, Level G, 26 Hobson Street, Auckland 1010, New Zealand

プライバシー窓口

プライバシーに関するお問い合わせは info@homeandheart.nz までお送りください

主要連絡先

Ken Yonei（取締役・現場統括責任者）

Navigate Japan Limitedはニュージーランドで法人登記されており、2020年プライバシー法を含むニュージーランド法の適用を受けます。

収集する情報

お客様との関わり方に応じて、以下の区分の個人情報を収集します。

ご連絡先・本人確認情報

お問い合わせ、予約フォームの送信、または当社との直接のやり取りの際にご提供いただく、お名前、電話番号、メールアドレス、住所。

物件情報

整理対象となる物件の住所、おおよその広さ、および整理の計画に関連する内容物の詳細（部屋数、立ち入り条件、量の目安）。

遺産・遺言執行者情報

整理がご遺産に関するものである場合：故人のお名前（記録目的のみ）、遺言執行者または弁護士のお名前・ご連絡先、および任意でご提供いただく検認（プロベート）参照番号。

写真・画像記録

現地訪問時に当社の許可を受けたスタッフが撮影する、または当社のオンライン受付フォームを通じてお客様が提出される、物件内部およびその内容物の写真。写真データの取り扱いの詳細については第5条をご覧ください。

ご希望のサービス内容・ご指示

お別れの形のご希望（カラキアの調整、静かなお別れ、または標準的な整理作業）、ご提供いただく文化的・宗教的なご指示、および特別な取り扱いをご希望のお品物やご家族への返却に関する具体的なご指示。

お支払い情報

請求書の記録、お支払いの確認、および返金やお支払いの目的でご提供いただく銀行口座情報。クレジットカード番号は保管しません。電子決済はすべて当社の銀行または安全な決済ゲートウェイを通じて処理されます。

専門家からのご紹介情報

お客様が遺産専門の弁護士、不動産管理会社、その他当社にお客様をご紹介いただく専門家である場合：ご紹介関係の管理のための、お名前、所属先、メールアドレス、電話番号。当社の専門家とのご紹介関係のほとんどは無償です。ご紹介に手数料が発生する場合、それが適法であり、ご紹介者ご自身の職業上の規則で認められており、かつクライアントに開示されている場合に限りお支払いし、その目的のため関連する支払い・請求記録を保持します。

古物商許可に基づき求められる記録

整理の一環としてお引き取りする場合、または署名済みのConsignment Authority（委託販売同意書）に基づき委託販売としてお預かりする場合を問わず、お客様からお品物をお引き取りする際は、2004年古物商及び質屋取締法により、お品物の内容、取得日、および取得した相手の身元を記録することが求められます。委託品については、査定額、および売却後は売却額とお客様へのお支払い額も記録します。これは任意の事業上の慣行ではなく、法律上の記録保持義務です。

権限のある方からご提供いただく情報

遺言執行者、弁護士、不動産管理会社、シニアレジデンス、代理人、またはご家族の代表者によって整理が手配される場合、物件やご遺産に関係するその他の方（ご家族、入居者など）についての、ご連絡先、物件との関係、お品物に関するご指示などの個人情報を受け取る場合があります。

Property Maintenanceの作業情報

Home & Heart Property Maintenanceのご予約について：合意した作業範囲、実施した作業時間、および、Home & Heart Property Managementが管理する物件で作業を行う場合はオーナー様の月次報告書に記録される関連当事者取引の開示内容。

ウェブサイト・解析データ

ウェブサイト解析を通じて収集する基本的な利用データ（第10条参照）。このデータは集計され、フォームを送信いただかない限り、特定の個人と結び付けられることはありません。

当該本人以外の方から間接的に個人情報を収集する場合、2020年プライバシー法の例外が適用される場合を除き、当該本人が、当社が情報を収集したこと、その利用目的、共有先、および開示・訂正を求める権利について認識できるよう、合理的な措置を講じます。

情報の利用方法

当社は、収集した個人情報を以下の目的のみに使用します。

• 整理サービスの提供 — ご依頼いただいた整理作業の日程調整、お見積り、計画、実施、記録
• お客様とのご連絡 — お問い合わせへの対応、ご予約の確認、作業中の進捗のご案内、アフターケア報告書のお届け
• 各種書類の作成 — お客様のご記録、および遺産・検認手続きのための、書面によるお見積り、署名済みの契約書、処分重量の記録、アフターケア報告書、オークション委託の記録
• 第三者サービスとの調整 — ご希望に応じ、お客様に代わってオークションハウス、運送業者、またはお別れの儀式の関係者へのご連絡
• お支払いの処理 — 請求書の発行とお支払いの確認、および適法・開示済み・許可されたご紹介手数料の取り決めがある場合の、登録済みご紹介パートナーへのお支払い
• コンプライアンスと記録保持 — 2020年プライバシー法、税務当局（IRD）の税務・記録保持要件、および適用されるオークランド市の廃棄物・処分・許認可要件の遵守
• サービスの改善 — 匿名化・集計されたフィードバックを用いた、お見積りの精度、サービス提供、記録作成の改善

当社は、お客様の情報を、迷惑なマーケティング、プロファイリング、または自動的な意思決定のために利用することはありません。当社は、個人情報を第三者に販売、賃貸、または取引することはありません。

物件の写真・画像データ

写真は当社の業務において重要な役割を果たします。お品物の査定、作業計画、必要な場合のオークションハウスとの連携、クライアントまたはご遺産のための整理プロセスの記録を可能にします。当社は、個人のご自宅や私物が写り得るこれらの画像の取り扱いを、真剣に受け止めています。

撮影対象

物件内部、部屋の配置、立ち入り経路、およびお見積り、サルベージ、オークション、寄付、処分、アフターケア報告に関連する特定のお品物。サービス上必要な場合を除き、人物、私的な内容、または機密性の高い書類の撮影は合理的な範囲で避けるよう努めます。

写真の保管場所

写真は、当社の作業管理システムおよび関連する安全なクラウドストレージに保管される場合があります。アクセスは、サービスの提供・管理に必要なNavigate Japan Limitedの許可を受けた担当者およびサービス提供者に限定されます。

写真を閲覧できる方

業務、システム、または管理上必要な場合、許可を受けた当社の担当者は、ニュージーランド国内または海外（日本を含む）から写真にアクセスする場合があります。オークションハウスによる査定を依頼する場合、査定を依頼するオークションハウスとは、該当するお品物の写真と必要な情報のみを共有します。

保有期間と削除

物件の写真は、お見積り、作業管理、アフターケア報告、オークションまたは寄付の記録、税務、保険、または紛争解決の目的で合理的に必要な期間に限り保有します。これらの理由でより長い保有期間が必要な場合を除き、物件の写真は、整理作業が完了とされてから12か月以内に削除される予定です。不要と判断した場合、それより早く削除することもあります。個人または現場で使用する機器で撮影・同期された写真については、当該機器の「最近削除した項目」フォルダ、および同期されたクラウド写真ライブラリやバックアップ（iCloudやGoogleフォトなど）からも、可能な限り削除します。

クライアントから提出された写真

サルベージ査定やお見積りのため、オンライン受付フォームやメールで写真をご提出いただいた場合、それらの写真も上記と同じアクセス・利用・保有ルールのもとで取り扱われます。

情報の提供先

当社は、ご依頼いただいたサービスの提供に必要な範囲でのみ、かつ必要最小限の範囲で、個人情報を第三者と共有します。第三者の区分は以下のとおりです。

• 依頼するオークションハウス、査定人、販売パートナー — 査定、評価、出品、委託、再販売、または寄付先の選定のみを目的とした、お品物の説明と写真のみ。委託や取引書類のために特に必要な場合を除き、お客様や故人に関する個人情報は共有しません。
• お別れの儀式の関係者 — カラキアその他の文化的・精神的・宗教的なお別れの手配を特にご希望いただいた場合、その調整に合理的に必要な情報（お名前、物件所在地、希望日時、ご依頼の内容など）のみを共有する場合があります。
• 運送業者・宅配業者・輸送業者 — 形見分けの品を含む思い出の品の日本への輸送をご希望いただいた場合の、輸送先のお名前、送付先住所、ご連絡先、お品物の説明のみ。
• 整理作業を支援する作業員・請負業者・サービス提供者 — 整理作業を支援いただく方には、その作業に必要な範囲に限り、物件・立ち入り・ご連絡先・作業指示に関する限定的な情報を共有する場合があります。
• 遺産専門の弁護士、不動産管理会社、権限のある代理人 — 専門家がクライアント、ご遺産、物件所有者、その他権限のある方のために行動している場合、整理に合理的に必要な範囲で、作業状況の更新や関連書類を共有する場合があります。専門家が単にご紹介者である場合は、クライアントの同意またはその他適法な根拠がある場合に限り書類を共有します。
• 税務当局（IRD） — 給与、源泉徴収税、GSTに関する義務のため、ニュージーランド税法上必要な場合。
• オークランド市 — 法律、市の条例、または適用される廃棄物処分・収集要件により必要な場合の廃棄物処分記録。
• ウェブサイト、メール、クラウドストレージ、作業管理のサービス提供者 — 当社がウェブサイトの運営、お問い合わせの受付、作業管理、書類・写真の保管、クライアントとのご連絡のために利用する、信頼できるサービス提供者を通じて、限定的な個人情報が処理される場合があります。これらの提供者は、ニュージーランド国内または海外で情報を保管・処理する場合があります。

当社は、個人情報を販売、賃貸、または取引することはありません。当社は、SNS事業者、データブローカー、広告ネットワーク、その他の第三者に対し、それら自身のマーケティング、プロファイリング、または再販売の目的で個人情報を共有することはありません。

一部の個人情報は、ニュージーランド国外でアクセス、処理、または保管される場合があります。これは3つの方法で生じます。当社自身の担当者 — 日本を拠点とする取締役を含む — が、当社の業務を遂行するために海外から情報にアクセスする場合があり、これは当社独自のセキュリティ、アクセス管理、機密保持のルールのもとでの当社による利用であり続けます。クラウド・ソフトウェアの提供者（メール、書類保管、会計、ウェブサイトの各提供者など）が、当社に代わって海外で情報を保管・処理する場合があり、当社はその情報について引き続き責任を負い、適切なセキュリティおよび契約上の保護措置を講じている提供者のみを利用します。当社が別個の海外の受領者に対し、その受領者自身の目的のために個人情報を開示する場合は、2020年プライバシー法の情報プライバシー原則12が認める場合に限ります — 例えば、当該受領者がニュージーランド法に匹敵するプライバシー保護（当社との書面による合意を含む）の対象となる場合、または、当該受領者が同等の保護の対象とならない可能性があることをお客様にお伝えしたうえで、お客様が開示に明示的に同意された場合です。当社は、各海外の受領者と、依拠した根拠についての内部記録を保持します。

保有期間

当社は、収集目的のために必要な期間に限り個人情報を保有し、法律により求められる以下の最低保有期間に従います。

• 作業記録・書類（お見積り、契約書、アフターケア報告書、処分記録） — 1994年税務行政法に基づく税務・事業記録の目的のため、作業完了から7年間
• 物件の写真 — 作業完了後最長12か月（早期削除が適切な場合、または税務、保険、法的、紛争解決の目的でより長い保有が必要な場合を除く。第5条参照）
• 遺産・遺言執行者のご連絡先情報 — 作業記録とともに7年間保有後、削除
• お別れの形のご希望・文化的/宗教的な情報 — サービスの提供、アフターケア書類の完成、フォローアップ対応に必要な期間に限り保有し、法律により保有が求められる場合を除き、その後削除
• ご紹介パートナー情報 — ご紹介関係が継続している間、および最後のご紹介から2年間保有（法的、税務、会計、紛争解決、コンプライアンス上の目的でより長い期間が必要な場合を除く）
• 古物商としての記録（整理または委託販売により取得したお品物、および取得した相手の身元） — 2004年古物商及び質屋取締法が求める期間保有し、上記の一般的な7年間より長くなる場合があります
• ウェブサイトのお問い合わせフォームの送信内容 — 作業に至らなかった場合、送信日から12か月間保有後、削除
• 財務記録 — 税務当局（IRD）が求めるとおり、取引日から7年間

保有期間が満了した記録は、技術的に実行可能かつ適法な範囲で、当社の作業管理システムおよび関連するクラウドストレージから削除されます。紙媒体の記録が存在する場合は、シュレッダー処理します。

セキュリティ

当社は、個人情報の紛失、不正アクセス、不正利用、改ざん、または開示を防止するため、合理的な措置を講じます。当社のセキュリティ対策には以下が含まれます。

• 作業管理システムへのアクセスは、許可を受けた担当者のみに、個別のログイン認証情報、利用可能な場合は二要素認証により制限しています
• クラウドシステムに保管される情報は、利用可能な場合、通信の暗号化やアカウント単位のアクセス制御など、各提供者のセキュリティ対策により保護されています
• 機密性の高い情報を含むクライアントの書類やアフターケア報告書は、安全なメールまたはアクセス制限付きリンクを通じて共有します
• 個人情報を含む紙媒体の書類は安全に保管し、不要になった時点でシュレッダー処理します
• 当社のウェブサイトはHTTPSで提供されています

データの伝送・保管方法に完全に安全なものはありません。通知義務のあるプライバシー侵害が発生した場合、当社は、それを認識してから可能な限り速やか — 目安として72時間以内 — にプライバシーコミッショナー事務局に通知し、例外が適用される場合を除き、影響を受ける方にも可能な限り速やかに通知します。

お客様の権利

2020年プライバシー法に基づき、お客様はNavigate Japan Limitedが保有する個人情報について、以下を含む権利を有します。

• 開示 — 当社が保有するお客様の個人情報の写しを求めることができます
• 訂正 — 不正確、不完全、または古くなった個人情報の訂正を求めることができます
• 削除（適法かつ実行可能な範囲で） — 当社がもはや必要とせず、法律上保有義務のない情報の削除を求めることができます
• 苦情のお申し出 — 当社が個人情報を不適切に取り扱ったとお考えの場合、当社にご懸念をお伝えいただけます

これらの権利を行使される場合は、第13条記載の連絡先までご連絡ください。当社は、2020年プライバシー法が求めるとおり、開示・訂正のご請求には20営業日以内に対応します。法律で認められる場合を除き、手数料を請求することはなく、手数料が発生する場合は事前にお知らせします。

当社がお客様のプライバシーに関する権利を侵害したとお考えの場合、まず当社のプライバシー窓口にご相談ください。当社の対応にご納得いただけない場合、プライバシーコミッショナー事務局（privacy.org.nz）に苦情をお申し出いただく権利があります。

クッキーとウェブサイト解析

当社のウェブサイトはSquarespace上でホストされています。Squarespaceは、ウェブサイトの機能提供および基本的な解析データの収集のため、クッキーおよび類似の技術を使用しています。当社は、このデータを集計した形で、ページビュー、流入元、デバイスの種類など、ウェブサイトの利用状況を把握し、サイトの改善に役立てるために使用します。

本ポリシーの発行時点において、当社は、広告用クッキー、第三者による追跡ピクセル、リターゲティング技術、Google Analytics、その他個々のユーザーをウェブサイト横断的に識別するツールを意図的に使用していません。これに変更がある場合は、本ポリシーを更新します。

お使いのブラウザ設定でクッキーの設定を管理いただけます。クッキーを無効にすると、ウェブサイトの一部機能に影響が生じる場合があります。Squarespaceによるデータの取り扱いについて詳しくは、Squarespaceのプライバシーポリシーをご確認ください。

お子様のプライバシー

当社のサービスは16歳未満のお子様を対象としておらず、お子様から意図的に個人情報を収集することはありません。当社が誤ってお子様から情報を収集したとお考えの場合は、当社にご連絡ください。速やかに削除いたします。

本ポリシーの変更

当社の取り組み、サービス、またはニュージーランド法の変更を反映するため、当社は随時本プライバシーポリシーを更新することがあります。変更を行った際は、このページ上部の「原文発効日」等周辺の情報を更新します。

すでにご提供いただいた情報の取り扱いに影響する重要な変更については、当社が保有するご連絡先宛てに、メールで直接お知らせします。

更新後のポリシーは、別段の記載がない限り、公開日から適用されます。

お問い合わせ・苦情のお申し出

本プライバシーポリシーに関するご質問、権利の行使、またはプライバシーに関する苦情のお申し出については、以下までご連絡ください。

プライバシーに関する苦情への当社の対応にご納得いただけない場合、プライバシーコミッショナー事務局にご連絡いただけます。

• ウェブサイト： www.privacy.org.nz
• 電話： 0800 803 909
• 郵送先： PO Box 10094, Wellington 6143, New Zealand